Zeitmanagement mit Superbuch und Tomaten

Anwaltliches Zeitmanagement ist zum einen gekennzeichnet, dass Tag für Tag eine Vielzahl von Informationen auf den Anwalt einstürmen, die verarbeitet werden müssem und die nicht verloren gehen dürfen. Früher habe ich mit vorgedruckten Telefonnotizen und Klebezetteln und sonstigen Zettel gearbeitet. Das Ergebnis war, dass manche Information im Bermudadreieck Schreibtisch unterging und nicht zeitnah bearbeitet wurde. Tage später fiel mir dann eine Telefonnotiz in die Hand, wegen der längst ein Rückruf oder eine andere Aktion hätte erfolgen müssen. Das empfand ich als absolut unbefriedigend. Dann las ich einen Artikel über die Möglichkeit, Ordnung in die Notizzettel zu bekommen mit Hilfe eines Superbuches. Seit einigen Jahren arbeite ich nun damit und kann es nur weiterempfehlen.

Ein Superbuch ist nichts anderes als ein Notizbuch (ob DIN A 4 oder DIN A 5 ist Geschmacksache, ich bevorzuge DIN A 4). Am besten eignet sich ein gebundenes Buch oder ein Spiralbuch mit mehr als den üblichen 80 Blättern. Die Blätter sollten nummeriert sein oder von ihnen durchnummeriert werden. In dieses Buch schreiben Sie nun alle Informationen, die jeden Tag auf sie zukommen, wie Telefonate, Besprechungsnotizen, Ideen und sonstiges. Rechts lassen Sie einen Rand, auf dem Sie dann nachträglich noch Informationen oder ToDo’s vermerken. Nach jeder Information bringen Sie einen Querstrich an (der muss nicht gerade oder schön sein) und am Beginn eines neuen Tages schreiben Sie unter den Querstrich das Tagesdatum. So haben Sie alle Informationen an einer Stelle. Wenn Sie doch einmal eine Info auf einen Klebezettel oder sonstiges Blatt Papier geschrieben haben, kleben Sie ihn in Ihr Superbuch. Spätestens am Ende des Tages gehen Sie die täglichen Notizen durch, notieren die notwendigen Aktionen in Ihrer ToDo-Liste, diktieren Aktenvermerke oder sonstige Informationen wie etwa Telefonnummern oder Aktenzeichen in der dazugehörigen (am besten elektronischen) Akte und notieren ggfls. dazu die Seitenzahl in Ihrem Superbuch, so dass Sie dann auf die Information schnell zugreifen können. Einträge im Superbuch, die erledigt sind, kreuzen Sie durch, so dass Sie schnell erkennen können, welche Einträge noch bearbeitet werden müssen. So können Informationen nicht verloren gehen und Sie sehen, was noch zur Bearbeitung offen steht.

Das zweite Tool ist die sogenannte Pommodoro Technik. Sie heißt so, weil der Erfinder dieser Technik einen Küchenwecker in Tomatenform verwendete. Die dahinter stehende Idee ist recht einfach: Es geht darum, einen Zeitraum von 25 Minuten ununterbrochen und konzentriert zu arbeiten. Dies ist ein Zeitraum, der lang genug ist, bei der Arbeit zum Beispiel an einem Schriftsatz ein Stück weiter zu kommen, aber auch kurz genung, dass die Konzentration nicht nachlässt und auch, dass dringende Störungen so lange warten können. Nach den 25 Minuten macht man 5 Minuten Pause, in der man Rückrufe erledigen oder die Mails checken kann. Dann schließt sich das nächste Arbeitsintervall an. Nach 4 Arbeitsphasen von je 25 Minuten und anschließender Pause von 5 Minuten haben Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten verdient, ehe es weiter geht.

Während der Arbeitsphase sollten Sie externe Störungen durch Telefon, Besucher oder Kollegen und Mitarbeiter möglichst ausschließen. Sagen Sie Ihrer Sekretärin bescheid oder zeigen Sie mit Hilfe Ihres Messengers an, dass Sie derzeit beschäftigt sind. Interne Störungen, wie abschweifende Gedanken oder Ideen notieren Sie kurz in Ihrem Superbuch, damit sie nicht in Vergessenheit geraten und dann arbeiten Sie weiter an der gerade anstehenden Aufgabe. Diese Methode eignet sich hervorragend, um gerade im hektischen Anwaltsalltag Aufgaben erledigt zu bekommen. Wer mehr darüber erfahren will, kann sich hier ein E-Book (in englischer Sprache) herunterladen. und hier können Sie auch einen Timer herunterladen, bei dem Sie die Anzahl und Länge der Arbeitsphasen, die Länge der Pausen und die Anzahl der Arbeitsphasen (bis zur längeren Pause) festlegen können. Sie können aber auch jeden Kurzzeitwecker nehmen.

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Über Gerfried Braune

Assessor jur. & zertifizierter Mediator Ringstr, 49, 66130 Saarbrücken, Telefon +49 6893 986047 Fax +49 6893 986049, Mobil +49 151 40 77 6556
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