Unter dem Begriff “Digitales Diktat” werden normalerweise zwei unterschiedliche Vorgehensweisen zusammengefasst: Einmal das Aufnehmen des Diktats als Datei mit entsprechender Weiterleitung im Netzwerk und zum anderen die Spracherkennung.

Viele Anwaltsprogramme bieten bereits das digitale Diktat mit einem entsprechenden Workflow an. In der Regel kann ein Diktat entweder mit am Arbeitsplatzcomputer angeschlossenen Mikrofon oder digitalen Handdiktiergeräten. Damit verbunden ist in der Regel ein entsprechender Workflow zur Weiterleitung des Diktats an die Schreibkräfte. Die Vorteile des digitalen Diktats gegenüber dem bisherigen Analogen Diktat sind einmal die bessere Qualität. Zudem kann ohne Probleme in ein bestehendes Diktat eingefügt oder Teile gelöscht werden. Mit der zu den Diktiergeräten oder dem Anwaltsprogramm gehörenden Workflow-Programmen kann das Diktat mit oder ohne Verfügungen an die Schreibkräfte weitergeleitet werden. Das hat den Vorteil, dass das Diktat unmittelbar nach Fertigstellung bereits geschrieben werden kann, ohne dass Bänder und Akten durch das Büro transportiert werden müssen.

Einige Programme lassen auch zu, Diktate per E-Mail an die Schreibkräfte zu versenden. Express-Dictate von NCH-Software bietet auch die Möglichkeit Diktate per FTP (File Transfer Protokoll) verschlüsselt auf einen Webserver zu versenden, wo es sich das Transkriptionsprogramm Express-Scribe (Freeware) automatisch herunterlädt. Damit besteht die Möglichkeit, unabhängig von einem Büroarbeitsplatz Diktate sofort weiterzuleiten. Bei der Rückkehr ins Büro kann das fertige Schreiben dann bereits vorliegen.

Teilweise bieten Firmen bereits Diktiersoftware für BlackBerrys oder Smartphones an. Auch hier können die Diktate sofort weitergeleitet werden und es wird mobiles Arbeiten ermöglicht.

Digitales Diktieren ermöglicht auch, das Diktat an externe Schreibkräfte und Schreibbüros weiterzuleiten. Viele Schreibbüros nehmen digitale Diktate entgegen und senden die fertigen Transkriptionen zurück. Das läuft entweder über ein Webportal oder per E-Mail ab. So kann der Personalaufwand in der Kanzlei reduziert werden, indem entweder Arbeitsspitzen abgefangen werden können oder generell ohne eigene Schreibkraft gearbeitet werden kann.

Die zweite Möglichkeit ist die Spracherkennung. Die wohl bekanntesten Spracherkennungsprogramme sind Dragon Naturally Speaking und Philips Speech Magic. Beide Programme werden mittlerweile von Nuance angeboten. Möglich ist einmal, dass der Diktierende selbst die Transkription sofort an seinem Computer mitverfolgt und überprüft. Wie bereits auf dem EDV-Gerichtstag (aus der Justiz) berichtet wurde, wird dies gern bei kurzen Texten genutzt. Dies kann ich auch aus eigener Erfahrung bestätigen. Voraussetzung ist bei jedem Spracherkennungsprogramm, dass sich das Programm auf den Diktanden einstellt. Ferner muss darauf geachtet werden, dass auch wirklich alle Fehler korrigiert werden, damit das Sprachmodell sich nicht verschlechtert und Fehler lernt. Die zweite Möglichkeit ist (allerdings nicht bei Naturally Speaking Preferred), dass die Korrektur des Diktats durch eine Schreibkraft erfolgt, die dann die Transkription anhand der Sprachaufzeichnung überprüft und korrigiert. Dies ist eine (so die Berichte auf dem EDV-Gerichtstag) bei den Schreibkräften nicht sehr beliebte Tätigkeit. Zudem wird durch diesen Workflow die Ersparnis an Personaleinsatz wieder zunichte gemacht.

Bei längeren Texten – so meine Erfahrung – nervt das ständige Korrigieren schon, auch wenn man erst fertig diktiert und dann am Ende die Korrekturen vornimmt. Selbst bei einer Erkennungsgenauigkeit von weit über 90 % bleiben doch genügend Worrte übrig, die falsch erkannt werden. Am besten läuft die Erkennung, wenn das Programm eine Vielzahl von eigenen Schreiben des Diktanden analysieren kann.

Wie bei jeder Einführung einer neuen Software in der Anwaltskanzlei sollte man sich vorher Gedanken machen, wie man die eigene Arbeit zukünftig organisieren will und welche Kosten hierdurch entstehen und wegfallen. Am besten ist es, hierfür eine externe Beratung in Anspruch zu nehmen.