Deutschland, das Land der Vereine. Circa 600.000 Vereine gibt es hierzulande. Jeder Vorstand hat einen mal kleinen, mal größeren Vorstand. Millionen von Erhrenamtsträgern müssen daher ihre Zeit in Vorstandssitzungen verbraten. Die Effizienz von solchen Sitzungen – so auch meine eigene Erfahrung – könnte wesentlich höher sein und hängt in der Regel von der Kompetenz (oder meistens Inkompetenz) des Sitzungsleiters ab, Sitzungen zu führen.

Wie kann man die Effizienz dieser Sitzungen steigern?

Die Effizienz einer Sitzung hängt in großem Maß von ihrer Vorbereitung durch den Sitzungsleiter ab.

Als erstes sollte die Einladung zur Sitzung genutzt werden. Soweit lediglich über Themen informiert wird, sollten diese Informationen bereits mit der Einladung zur (Vorstands-)Sitzung versandt werden. Damit können alle Punkte bereits im Vorhinein erledigt werden, die nur der Information der Mitglieder des Vorstands dienen. Zum anderen sollten die anstehenden zu diskutierenden Themen möglichst konkret benannt werden und auch die wesentlichen Informationen dazu der Einladung beigefügt werden. So können sich die Gremiumsmitglieder bereits im Vorfeld auf die Tagesordnungspunkte vorbereiten. Insbesondere sollte das Ziel klargestellt werden: Diskussion und Beschlussfassung oder lediglich Information.

Es sollte nach Möglichkeit auch ein (einigermaßen realistischer) Zeitrahmen mitgegeben werden. Das führt dazu, dass Diskussionen nicht ausufern (oder man kann sie zumindest eindämmen).

Während der Sitzungen kann man die Effizienz steigern, indem man konsequent visualisiert. Das hat den Vorteil, dass man manchen Vielredner darauf hinweisen kann, dass das Argument, das er wortreich zum wiederholten Mal ausbreiten will, bereits genannt und auf der Moderationswand oder dem Flipchart bereits notiert wurde. Zudem kann man Diskussionen durch Visualisieren sehr gut strukturieren, indem man den derzeit diskutierten Aspekt aufschreibt, in einem Ideenspeicher die noch zu diskutierenden Aspekte für alle sichtbar notiert, so dass keiner die Angst haben muss, dass “sein” Aspekt vergessen wird.

Am Ende sollte jeweils ein klarer Maßnahmenplan für jeden Punkt notiert werden: Wer macht was mit wem wie bis wann? Dieses Flipchart kann dann abfotografiert werden und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Dieses Fotoprotokoll kann dann auch zur Überprüfung dienen, was erledigt wurde und was nicht.

Mit diesen Maßnahmen haben Sie eine Sitzung wesentlich schneller und erfolgreicher zu einem Ergebnis geführt und die Teilnehmer müssen am Ende nicht darüber nachdenken, was man in den letzten Stunden überhaupt geleistet hat.

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