Wir haben fast alle versucht, mit einer To-Do-Liste klar zu kommen. Oft ist das Ergebnis, dass manche Aufgaben auf der Liste Staub ansetzen, andere, die uns liegen, arbeiten wir schnell ab. Wie schaffen wir es, eine To-Do-Liste so zu führen, dass wir die darin aufgelisteten Arbeiten wirklich erledigen?

Der wichtigste erste Schritt ist, alle Aufgaben, die ich sofort in kurzer Zeit (2 Minuten) erledigen kann, auch sofort erledigen. Nur das, was ich so nicht erledigen kann, darf überhaupt auf die To-Do-Liste!

Viele kennen das GTD-System von David Allen. Der wichtigste Punkt seines Systems ist für mich, dass man nur so genannten “next actions” auflistet. Eine To-Do-Liste ist nur dann sinnvoll, wenn sie nur die Next Actions aufführt. Next Actions sind Aktivitäten, die Sie tatsächlich sofort ausführen können, wirklich der nächste Schritt. Man muss daher jede Aufgabe, die ansteht, in ihre einzelnen Schritte zerlegen und wirklich nur den nächsten Schritt aufführen. Auf die anwaltliche Tätigkeit bezogen heißt das also, nicht in die Liste aufnehmen “Klageerwiderung in der Sache XY diktieren”, wenn noch nicht alle Informationen vorhanden sind. Richtiger wäre es daher, in die Liste aufzunehmen “Rechtsfrage Z recherchieren”. Noch besser ist es, wenn man das Verb voranstellt. das ist zwar grässliches Deutsch, hilft aber, sich zu motivieren und die Aufgabe tatsächlich auszuführen und man erkennt auch schneller, was zu tun ist. Also noch besser: “Recherchieren Rechtsfrage Z”.

Je mehr man Aufgaben in tatsächlich ausführbare Häppchen zerlegt, desto geringer ist meiner eigenen Erfahrung nach der Widerstand gegen eine ungeliebte Aufgabe.

Was ist besser, die To-Do-Liste auf Papier oder in elektronischer Form? Das ist letztlich Geschmacksache. Ich persönlich ziehe die Papierform vor. Es mach einfach mehr Spaß, eine erledigte Aufgabe auf der Liste genussvoll durchzustreichen anstatt irgendwo ein elektronisches Häkchen zu setzen. Aber das muss jeder für sich selbst entscheiden.

Das gleiche gilt für die Frage, ob man die Aufgaben priorisieren soll. Ich finde, dass zumindest ich beim Durchgehen der Liste nach der derzeitigen Arbeitslaune besser entscheiden kann, was zur Zeit erledigt werden kann. Das hängt ja letztlich nicht nur von der Priorität der Aufgabe ab, sondern auch von der jetzt zur Verfügung stehenden Zeit, meiner derzeitigen Verfassung (wer von einer langen Beweisaufnahme ins Büro kommt, ist sicherlich nicht in der Lage, sich sofort auf einen langen und schwierigen Schriftsatz zu konzentrieren) und dem Kontext, also ob mir die richtigen Hilfsmittel gerade zur Verfügung stehen. Insoweit bevorzuge ich ohnehin das System Autofocus von Mark Forster. Dieses System hilft, kurzfristig zu entscheiden, welche Aufgabe ich in Angriff nehme, und verhindert, dass manche Aufgaben Staub ansetzen. Die Weiterentwicklungen des Systems von Mark Forster fand ich nicht mehr so einfach und überzeugend.

Wenn es trotzdem noch Aufgaben gibt, die Sie partout nicht anzugehen in der Lage sind, helfen zwei Dinge: Einmal sich selbst völlig vorurteilsfrei und ohne Selbstbetrug darüber ins Klare zu kommen, woraus die Widerstände gegen diese Aufgabe resultieren. Zum Anderen gibt es die Möglichkeit, sich vorzunehmen, maximal zehn Minuten an der Aufgabe zu arbeiten. Diese kurze Zeitspanne hilft, Widerstände hintanzustellen und oft merkt man, wenn man sich einmal begonnen hat, mit der Sache zu beschäftigen, ist es gar nicht so schlimm.