Warum bearbeiten Sie gerade diese Akte?

Sie haben nur diese eine Akte? Das ist schlecht! Vielleicht sollten Sie sich eher Gedanken über die Akquisition machen.

Dieser Akte ist Ihnen gerade in die Hände gefallen, als Sie in den vielen Stapeln auf Ihrem Schreibtisch etwas anderes gesucht haben? Vielleicht sollten Sie besser Ihren Schreibtisch einmal aufräumen.

Denkbar ist auch, dass Sie die Akte in der Hand halten, weil sich der Mandant gerade beschwert hatte, dass das ihm versprochene Schreiben überfällig ist, oder in dieser Akte läuft heute eine Frist ab, die sie erledigen müssen, oder sie hatten gerade Lust darauf, dieser Akte zu bearbeiten.

Letztlich sollte aber die Entscheidung, welche Akte Sie jetzt gerade bearbeiten, dass Ergebnis einer rationalen Überlegungen und Arbeitsplanung sein.

Welche Kriterien sind ausschlaggebend dafür, welche Aufgabe Sie nun in Angriff nehmen?

Erstes Kriterium ist die Ihnen jetzt gerade zur Verfügung stehende (ungestörte) Zeit. Wenn Sie gerade noch zehn Minuten Zeit haben bis zur nächsten Besprechung, dürfte es nicht sonderlich sinnvoll sein, das Diktat eines umfangreichen Schriftsatzes zu beginnen.

Zweites Kriterium sind die Ihnen gerade jetzt zur Verfügung stehenden Ressourcen. Wenn Sie nach fünf Stunden Beweisaufnahme wieder ins Büro kommen, ist dies sicherlich nicht der geeignete Zeitpunkt, sich einer geistig herausfordernden langwierigen Tätigkeit zuzuwenden.

Mit diesen beiden Kriterien haben Sie die Auswahl der zur bearbeitenden Akten beziehungsweise Aufgaben schon erheblich eingeschränkt.

Die verbleibenden Aufgaben können dann nach dem Eisenhower-Prinzip sortiert werden.

Wenn Sie nach diesen Prinzipien vorgehen, können Sie sicher sein, dass Sie die “richtige” Akte beziehungsweise Aufgabe bearbeiten.

Dies alles funktioniert allerdings nur, wenn Sie einen vollständigen Überblick über die tatsächlich zur Bearbeitung anstehenden Akten beziehungsweise Aufgaben haben. Ihr Gedächtnis in allen Ehren, ich glaube allerdings nicht, dass es Ihnen gelingt, alle zur Bearbeitung anstehenden Akten und Aufgaben im Kopf zu behalten. Sie sollten daher eine Liste aller zur Bearbeitung anstehenden Aufgaben führen, damit Sie immer einen Überblick haben. Die einzelnen Aufgaben sollten Sie konkret benennen, also nicht nur die Akte aufführen, sondern auch was sie konkret in dieser Aktor unternehmen wollen. Wenn Sie die einzelne Aufgabe dann noch kennzeichnen, ob es sich um eine dringende/wichtige Aufgabe handelt und welche Dauer Sie dafür einschätzen, so haben Sie eine gute Entscheidungsgrundlage für die nächste in Angriff zu nehmende Aufgabe.

Leider habe ich bisher noch kein Anwaltsprogramm gefunden, dass eine solche Aufgabenliste unterstützt und diese (so meine Wunschvorstellung) auch dynamisch fortschreibt.

Aus den vorangegangenen Ausführungen ergibt sich aber auch, dass Sie schwierige und zeitaufwändige Aufgaben in Ihrem Terminkalender rechtzeitig einplanen sollten. Unter qualitativen Gesichtspunkten ist es sicherlich nicht sinnvoll, wegen eines Fristablaufs noch abends schnell einen Schriftsatz runter zu diktieren. Und noch etwas: Man kann zeitaufwändige schwierige Aufgaben (die man deshalb gern vor sich her schiebt) auch in mehrere kleinere Schritte zerlegen und damit kostete es Sie weniger Überwindung, die Angelegenheit in Angriff zu nehmen.